この記事は、グループホーム（共同生活援助）を運営している管理者・運営者の方と、これからグループホームを立ち上げたいと考えている方に向けて書いています。運営している方には、利用者一人ひとりの日用品を数えて記録する手間を減らすヒントとして読んでいただきたい内容です。立ち上げを考えている方には、ホームの運営側に回るとこんなことまで考えるのか、という一例として知っていただけたらと思います。
以前、私のホームでは日用品を共用にせず、利用者ごとにかごを用意してストックを管理している、という記事を書きました。今回はその続きで、在庫の確認と記録をもう少し楽にできないかと考え、バーコードリーダーを1台導入してみた話です。まだ実験段階ですが、思っていた以上に使えそうだと分かったので、途中経過として残しておきます。
日用品を個人持ちにした理由と、かごでストックを管理する方法はこちら
グループホームの日用品を個人持ちにすると在庫管理が複雑になる
私のホームでは、シャンプーや歯磨き粉などの日用品は、できる限り本人が選んだものを使ってもらうようにしています。本人の希望や、買い物の自由を大事にしようと思ったからでした。
ただ、その方針を優先した分、在庫管理はどうしても複雑になります。全員共通の備品なら棚をひとつ見れば済みますが、個人持ちにすると、誰が何をいくつ持っているかを利用者ごとに把握しないと、いろいろなトラブルが起きてしまうのです。
日用品の在庫管理を本人任せにすると起きること
在庫を本人任せにしていると、どうなるか。実際にあったのが、「シャンプーがない」と言って購入を続け、実は部屋の中にシャンプーが10本あった、というケースです。
本人に悪気はありません。ないと思い込んでいたり、あるかどうかを確認すること自体が難しかったりします。在庫管理が難しい利用者については、こちらで支援する形をとっています。
手作業の在庫確認は時間より「見分ける手間」が大変だった
とはいえ、利用者一人ひとりの在庫を支援するのは、なかなか面倒です。これまでは、リストを見ながら「シャンプーは1つ、石鹸は2つ」と数え、それを利用者4人分繰り返していました。
確認そのものは、たぶん10分もかかっていなかったと思います。ただ、とにかく面倒なんです。ぱっと見ではシャンプーなのかリンスなのかボディソープなのか分かりにくく、1つずつ見分けながら数える必要がありました。数が合わないときは、自分の数え間違いなのか、払い出しの記録が抜けているのかと、もう一度見返したり。見比べるだけの作業のわりに、頭を働かせないといけない作業でした。
そして、ちょっと確認をさぼっているときに限って、「シャンプーがなくなったからお風呂に入れない」と言われ、慌てて買いに行くことになります。
言い訳をさせてもらうと、まさかボトルのシャンプーが2週間でなくなるとは思わないじゃないですか。その髪の量で、どうやったらそんなに使えるのかと、内心つっこんでみたり・・・。
どうすれば楽になるのかも分からないまま、仕方なく作業を続けていました。
バーコードリーダーと自作アプリで在庫管理の仕組みを作った
そこで導入したのが、バーコードリーダーです。読み取った情報を受け取る在庫管理のアプリは、自作しました。
アプリ内容としてはシンプルで、最初に日用品のバーコードを読み込んで「このバーコードはシャンプー」と登録しておくだけです。あとは、かごの中の物をピッと読み込んでいきます。1人分のかごを全部読み込んでも、1分かかりません。
読み込みが終わると、アプリが前回の記録と照らし合わせて、「シャンプーが1個減った」「歯磨き粉が1個増えた」という形で差分を出してくれます。それをもとに、在庫がないものを把握したり、払い出しの頻度を見ていけるようにしました。
バーコードリーダーで在庫確認をしてみて分かったこと
実際に使ってみて一番違うと感じたのは、速さよりも頭の使い方でした。手で数えていた頃は、1つ見るたびに「これはシャンプーかリンスか」を見分け、リストと照らし合わせ、数を覚えておく必要がありました。バーコードリーダーなら、見分けるのも数えるのもアプリがやってくれます。私がやるのは、かごから1つ取り出して読み込む、の繰り返しだけです。作業の時間はそれほど変わらなくても、頭の疲れ方がまったく違います。
もうひとつ大きかったのは、市販のバーコードがそのまま使えることです。大抵の日用品には、パッケージにあらかじめバーコードが印刷されています。新しくタグやラベルを貼る作業がいらないので、導入のハードルがかなり低く済みました。
今はまだ実験中です。利用者の名前をQRコードにしたり、アプリを立ち上げるQRコードを作ったりと、応用が利くことも分かってきたので、せっかくならもっといろいろなことに使いたいと思っています。
バーコードリーダーで在庫管理をするメリット
- 見分ける、照らし合わせる、数えるという判断をアプリに任せられる
- 1人分のかごを読み込むのに1分かからない
- 市販のバーコードが使えるので、タグを貼る手間がない
- 定期的に読み込むだけで、払い出しと買い出しの履歴が追える
バーコードリーダーをほかの業務にも組み込んでいきたい
今回、利用者の日用品から始めたのは、いわば練習です。種類がある程度決まっていて、かごという単位で区切られているので、試すにはちょうどよい対象でした。
使える場面があれば、ほかの業務にもバーコードリーダーを取り入れていけたら面白いなとは思っています。どうやって今の運営に組み込んでいくかは、まだ手探りの状態ですが。
まとめ：日用品の在庫管理は入力の手間を減らせば続けられる
利用者一人ひとりの日用品を数えて記録する、と聞くと、かなり大変なことをしているように見えるかもしれません。実際、手で数えて記録をつけていた頃は大変でした。
今回やったことは、自作アプリと組み合わせて、読み込むだけで済む形にしたというだけです。それでも、同じ管理がずっと続けやすくなりました。手間がかかって続かない作業があるなら、仕組みそのものを変えるより先に、入力の手間を減らせないかを考えてみるのも一つの方法だと思います。
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