この記事は、グループホーム（共同生活援助）を運営している管理者・運営者の方と、これから立ち上げようとしている方に向けて書いています。
正直、日々の支援とホーム運営で手いっぱい。新しいことを覚える余裕なんてない、と思っていたんです。
でも、かなりおすすめされたのでちょっといじってみるか、と触ってみたら、プログラミングなんてやったことのない私が、ちょっとしたアプリを作れてしまった。
そして気づいたら、自分専用のグループホーム管理システムができあがっていたんです。この記事は、そのまとめ役です。何を作ったのか、どう作るのか、何に気をつけるのか。ここから各記事に飛べるようにしました。
この記事で分かればOKなこと
難しい技術の話はしません。これだけ伝わればOKです。
- プログラミング未経験でも、AIで「自分用の仕組み」が作れること
- 私が実際に作った8個のアプリと、それぞれの記事への入口
- 小さく始めたグループホームほど、これが効く理由
- 使うときに気をつけていること
つまり、小さく運営している人ほど、AIは強い味方になる。そんな話です。
きっかけは「請求が不安」だったこと
立ち上げた当初、とにかく請求まわりが不安で。
最初は市販の福祉系システムを入れようかと思っていました。でも、うちはまだ小さいし、毎月コストもかかる。
結局見送って、気づけば2年。ほとんどの書類をExcelとWordで回してきました。
まあ、それで何とかはなる。でも楽とは程遠い状態でした。
触ってみたら、自分で作れてしまった
やることは、AIに「こんな管理表がほしい」「ここはこう動いてほしい」と相談していくだけ。
コードは一切書けません。それでも、「こうしたい」を言葉にするだけで形になっていく。
あれこれいじっているうちに、記録や書類のかなりの部分が、自分専用のシステムに移っていました。
実際に作ったアプリ8個｜困りごとから探せます
作ったものを、業務の場面ごとに並べます。気になる困りごとのところから読んでみてください。
請求・書類まわり
シフト・給与まわり
支援の現場まわり
そのまま使える公開ツール
こうして並べると大げさに見えますが、一つ一つは「フォルダを台帳にするだけ」「タブを仕分けるだけ」くらいの小さな道具です。小さく作って、使いながら育てる。どの記事にも共通する作り方です。
市販システムの「うちはこうしたいのに」が消えた
市販のシステムって便利だけど、どうしても「うちはこう使いたいのに」が残るんですよね。
自分で作ると、それが最初から無い。システムの方を、うちのやり方に合わせられる。
地味だけど、これがものすごく大きい。
小さく運営している人ほど、相性がいい
人手も予算も限られた小さなホームこそ、「お金をかけずに、自分のやり方に合った仕組み」が効きます。
相談相手のいない一人運営でも、AIは時間を選ばず付き合ってくれる。
私も今、運営まわりの整理やちょっとした準備に、あれこれ使っている最中です。記録や書類はだいぶ移行できたので、これからの運営にかなり効いてくる予感がしています。
ただし、気をつけていること
便利だからこそ、雑には使わないようにしています。
- 利用者さんの個人情報。どこに保存するか、外に出さないかは必ず確認する
- 制度や報酬の最終確認は自治体や専門家へ。AIの答えを鵜呑みにしない
- 自分で手計算できる業務だけをアプリにする。答え合わせができない仕組みは、間違っていても気づけないからです
- 市販システムの「安心感・サポート」にも価値はある。何が自分に合うかで選べばいい
完成品じゃなく、「育てる相棒」
一発で完璧なものを作る、って感覚じゃありません。
「こうしたい」を相談しながら、少しずつ自分仕様に育てていく。そういう感じ。
だからこそ、立ち上げ期の小さなホームと相性がいいんだと思います。
まとめ
- プログラミング未経験でも、AIで自分専用の管理システムは作れる
- 市販システムの「うちはこうしたいのに」を、自分で解決できる
- コストを抑えたい小さなホームほど効く
- ただし、個人情報の扱いと、自分で答え合わせできる範囲を守ること
正直、これは個人事業主でも、小さく事業を始める人にこそ使ってほしい。
気になったアプリの記事から、のぞいてみてください。
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