この記事は、すでにグループホーム（共同生活援助）や障害福祉サービス事業所を運営している管理者・運営者の方に向けた内容です。これから立ち上げる方にも、開設後に必ず直面する「運転資金をいくら手元に置いておくか」という論点の参考になると思います。
先に結論を書きます。私が今回の経験から出した目安は、普通預金の残高の下限が「月次支出3ヶ月分」、上限が「月次支出半年分」です。運転資金は一般に3ヶ月分から6ヶ月分と言われますが、その「3ヶ月」が賞与月には本当に足りなくなることを、身をもって知りました。賞与分は普通預金とは別に、定期預金で分けて確保しておくのが私の答えです。
報酬請求が止まった経緯 臨時報酬改定と体制届の出し忘れ
私のホームは、同じ法人で就労継続支援B型事業所も運営しています。あるとき、作業所の側から「どうしよう」というヘルプが入りました。
何があったのか聞いてみると、先月分の報酬請求が利用者全員分出せていなかったとのことでした。
経緯はこうです。2026年6月に臨時の報酬改定があり、処遇改善加算の区分が見直されたため、既存の事業所も新しい体制届を提出する必要がありました。作業所ではその体制届を出し忘れており、気づいて7月に改めて提出。体制届が受理されてから請求を出すという流れになったため、請求が一度止まりました。
そして8月になり、6月分と7月分の実績をまとめて請求しようとしたところ、今度は県側で体制届の内容が更新されていませんでした。問い合わせたところ、事務が集中していて反映が間に合っていないという状況でした。臨時改定で全国の事業所が一斉に体制届を出したタイミングなので、審査側に処理が集中していたのだと思います。
報酬請求が通らないときの選択肢は2つ
そこで提示されたのは、次の2つでした。
- とりあえず請求を出し、個別に事情を説明して通してもらう。ただし返戻される可能性あり
- 請求自体を来月へ見送る
ちょうど先月、グループホームの側でも1名分の請求が通らず、見送りにしたばかりでした。このときの経緯は「グループホームの資金繰りは先を見て組む」の記事にまとめてるのですが、今回は作業所の利用者全員分です。「今回もか」と思った瞬間、別のことに気づきました。
今月は賞与の支給月です。職員に賞与を払う予定になっています。
運転資金は「給与3ヶ月分」あっても足りなかった
急いで通帳残高を確認すると、給与3ヶ月分くらいは入っていました。一見すると余裕がありそうな金額です。
ところが、順番に計算していくと様子が変わります。
- 今月分の給与を払う
- 賞与1ヶ月分を払う
- 6月分の請求が通っていないので、本来7月に入るはずだった入金がない
- 7月分の請求も通らなければ、8月の入金もない
給与と賞与のほかにも、家賃や光熱水費などの支出は毎月あります。全部払っていくと、入金が2ヶ月止まった時点で残高が尽きる計算になりました。
作業所全員分の報酬請求が2ヶ月連続で止まるという事態は、正直まったく想定していませんでした。
自治体への事情説明と請求の対応
慌てて各自治体に連絡し、事情を説明しました。県の体制届の反映とは一致していない状態ですが、届出自体は提出済みであることを伝え、請求を通してもらえないかお願いした上で、請求を行うことになりました。あとは請求が通るかどうかを待つ状況です。
資金繰りの切り抜け方 定期預金の取り崩しと担保融資
かなりのピンチに見えますが、資金繰りの面では切り抜ける道がありました。相談を受けて口座を確認しに行ったところ、定期預金があったからです。
選択肢は2つです。
- 定期預金を単純に取り崩す
- 定期預金を担保に融資を受ける
定期預金を組んでいる場合、金融機関によってはその定期を担保にお金を借りられます。報酬請求さえ通れば必ず入金されるお金なので、1ヶ月分くらい借りて、入金があり次第すぐ返せば問題ありません。うちのケースで試算したところ、金利負担は数千円程度で済む計算でした。
補足すると、担保にできるのは定期預金だけです。普通預金はいつでも引き出せるお金なので担保にはなりませんが、普通預金にお金があるなら担保にするまでもなく、そのまま使えば済みます。定期預金担保の融資が便利なのは、定期を解約せず金利のメリットを残したまま、審査もほぼなしで素早くお金を用意できる点です。
「財務管理は何をしていたのか」という突っ込みは当然あると思います。ただ、臨時の報酬改定で審査側の対応も追いついていなかったという点は、巻き込まれた側面もあると感じています。
運転資金の目安 残高の下限と上限を決めて、その間で運営する
結局、今回の件はお金で解決できる話でした。ただ、お金の管理の仕組みは必要だと痛感しました。
そこで作業所とは、通帳残高に「下限ライン」と「上限ライン」を設定し、常時その間に収まるように運営していく、という考え方を整理しました。
下限ラインは「下回ったら引き締める」ためのラインではなく、そもそも下回らないように運営するためのラインです。報酬請求のトラブルなど、イレギュラーな事情で一時的に下回るのは仕方ありません。一方で、「そろそろ設備を買い替えようか」といった任意のタイミングで選べる支出は、下限を切ってまで実行するものではなく、見送る判断をします。
そして今回の反省を踏まえて、賞与分は普通預金とは分けて、定期預金に置いておくことにしました。賞与月が近づいたら残高を多めに、と頭で覚えておく方法もありますが、今回まさに「今月は賞与月だ」と気づいたのがたまたまだった私には向いていません。最初から別の場所に置いておけば、普通預金は年中「月次支出3ヶ月分を切ったら異常事態」という1本のラインで見張れます。なお、定期預金は満期前でも中途解約できます。約束していた金利が普通預金並みに下がるだけで、元本は減りません。
上限ラインを超えたら、お金を寝かせすぎている状態です。設備投資に回すのもいいですし、定期預金に移して予備資金にしておくのも選択肢です。今回学んだとおり、定期預金は平時は賞与や予備資金の置き場所になり、緊急時には取り崩しと担保融資の両方に使えるので、置き場所としていいのではないかと感じています。
今後、実際の数字を確認しながら、もう少し正確な下限と上限を決める作業をする予定です。
【今回の学び（一例としての目安）
・普通預金の下限：月次支出3ヶ月分。下回ったら異常事態と判断する
・普通預金の上限：月次支出半年分。超えたら設備投資や定期預金（予備資金）に回す
・賞与分は定期預金で別枠にしておく。普通預金の残高管理から切り離せば、賞与月を意識しなくても仕組みで守れる
・定期預金は平時は賞与や予備資金の置き場所、緊急時は取り崩し・担保融資の両方に使える
・報酬改定の年は体制届の提出と審査が集中するため、請求が止まるリスクが普段より高い】
まとめ 報酬請求は止まる前提で運転資金を備える
障害福祉サービスの報酬は請求から入金まで約2ヶ月のタイムラグがあり、体制届の不備や審査の遅れで請求自体が止まることもあります。請求と入金の流れを最初から知りたい方は、国保連請求の流れと返戻の基本の記事をご覧ください。今回のように、事業所側のミスと審査側の事情が重なると、止まる期間は簡単に伸びます。
読者のみなさんにお伝えしたいのは、次の3点です。
- 普通預金の残高に「下限ライン」と「上限ライン」を決め、その間で運営する。下限は月次支出3ヶ月分が目安で、イレギュラー以外では下回らない運営を目指す
- 賞与のような年に数回の大きな支出は、定期預金に分けておく。頭で覚えておく管理より、仕組みで守る管理の方が確実
- 報酬改定の年は、体制届の提出漏れがないか早めに確認する。提出後も、審査側の反映状況を請求前に確認しておく
数字はあくまでうちの一例ですが、「残高が給与3ヶ月分あるから大丈夫」という感覚が通用しない月があることは、どの事業所にも共通すると思います。手元の通帳を眺めながら、下限ラインを一度計算してみてください。
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